3 Faktor Utama Sistem, Kebijakan dan SOP Tidak Berjalan Maksimal
Seringkali kita melihat perusahaan yang sedang berkembang maupun yang sudah besar namun menghadapi masalah yang serupa dalam hal manajemen perusahaan. Hal ini tak lepas dari beberapa faktor utama maupun faktor gabungan yang menjadi masalah, antara lain:
- Sistem Tidak Tepat
- Sistem tidak ada atau kurang tepat dengan karakteristik atau industri perusahaan sehingga terjadi krisis identitas. Misalkan sebuah perusahaan start-up yang baru berdiri langsung menerapkan sistem maupun SOP yang diterapkan pada perusahaan besar yang sudah memiliki pengalaman dalam manajemen resiko. Hal ini jelas akan menimbulkan konflik yang dialami oleh tim di dalamnya karena adaptasi sebuah perusahaan berkembang menjadi perusahaan besar harus diuji waktu dan tantangan sehingga dapat meminimalisir resiko yang dihadapi ke depannya.
- Sistem hanya bagus di atas kertas tapi tidak efektif untuk diterapkan di perusahaan dan tidak sesuai dengan positioning Hal ini jelas adalah kelemahan dalam membaca situasi dan analisa tentang karakter individu maupun secara korporasi.
- Sistem tidak dibuat dengan pengertian yang mendalam, sehingga terlalu banyak atau terlalu rumit. Secara kasat mata sistem di perusahaan tersebut terlihat keren tapi tidak sederhana sehingga sulit diikuti.
- Sistem yang dikembangkan tidak menciptakan rasa optimism karena contohnya terlihat hanya menguntungkan salah satu pihak atau tidak realistis. Dalam membuat sistem dan SOP harus digambarkan dan dicerna dengan baik sehingga semua lini dalam perusahaan akan menangkap jika sistem di perusahaan tersebut dibuat dengan adil sesuai dengan bidang masing-masing. Membuat target optimis namun realistis untuk dicapai adalah salah satunya yang harus diterapkan dalam menumbuhkan kepercayaan dari tiap inidividu di dalamnya ayng terlibat.
- Sumber Daya Manusia
- Sumber Daya Manusia (SDM) yang dimiliki perusahaan tidak direkrut dengan proses yang tepat. Screening atau filtering dalam proses recruitment jelas merupakan sebuah kewajiban agar mendapatkan kualitas SDM yang sesuai. Lakukan screening meskipun individu tersebut merupakan relasi dari salah satu pemilik bisnis/perusahaan.
- SDM tidak disertakan dalam program pengembangan pelatihan yang sesuai dengan sistem kebijakan dan SOP perusahaan. Banyak dari pemilik perusahaan yang menganggap jika program pengembangan pelatihan tidak diperlukan karena akan menambah biaya, padahal training program untuk karyawan adalah investasi untuk perusahaan agar perusahaan memiliki kualitas SDM yang tinggi.
- SDM tidak memilik kapasitas memadai yang dituntut oleh perusahaan sehingga SOP tidak dapat berjalan dengan baik. Jika dalam sebuah perusahaan sudah didukung dengan sistem dan SOP yang baik, namun kualitas SDM di bawah yang seharusnya, maka target perusahaan tidak akan pernah tercapai karena SDM memiliki kapasitas yang tidak mumpuni untuk menjalankan sistem dan SOP tersebut.
- Pemimpin Tidak Taat Pada Sistem
- Tidak ada unsur keteladanan dalam seorang pemimpin dalam perusahaan tersebut, hal ini terjadi karena pemimpin tersebut tidak serta merta menjalankan sistem dan kebijakan yang dibuatnya. Banyak kasus terjadi di beberapa perusahaan jika memiliki sosok pemimpin seperti ini maka bersiaplah jika suatu saat nanti karyawan yang dipimpinnya akan melawan dan tidak menjalankan sistem maupun SOP perusahaan.
- Perkataan sering kali kontradiktif dengan sistem di perusahaan. Di beberapa tempat sangat menjunjung tinggi sebuah nilai integritas dari tiap individu di dalamnya. Termasuk sosok pemimpin yang menjaga tiap perkataannya untuk seiring sejalan dengan sistem dan SOP yang dijalankan di perusahaannya tersebut.
Tidak memberikan otoritas dan kepercayaan kepada orang yang menjalankan sistem dalam perusahaan tersebut. Sebagai contoh misalkan terjadi permasalahan di sebuah perusahaan retail yang baru berkembang. Setelah diselidiki, ternyata terjadi kesalahan administrasi dan pengelolaan unit barang di bagian Divisi Distribusi.
Sebagai seorang Pemimpin perusahaan, apabila menemukan kasus di bawah kepemimpinananya, berikan kewenangan serta otoritas penuh kepada pengelola di tiap divisi di bawah Anda. Hal ini diperlukan agar memberikan kepercayaan tinggi kepada tim Anda untuk menyelesaikan permasalahan. Sehingga sebagai seorang pimpinan perusahaan, Anda tidak lagi dicap sebagai one man show.